HRM-ondersteuning / Werkkostenregeling

Werkkostenregeling

Met ingang van 1 januari 2011 kunt u kiezen voor de werkkostenregeling. Dat mag, moet niet. Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 heeft de werkgever steeds opnieuw de keuze. Er mag dus in 2011 wel en in 2012 weer niet gekozen worden voor de werkkostenregeling. Formeel moet u de keuze vooraf maken, dus vooraf aan het maken van de kosten. De keuze is definitief. Deze keuze hoeft niet gemeld te worden. Echter de werkkostenregeling kan ongunstig zijn voor werkgevers en werknemers. Het is verstandig de arbeidsvoorwaarden opnieuw te bekijken. Hierdoor is het mogelijk om per 2011 een juiste keuze te maken.

De regeling in het kort
De regeling houdt in dat de werkgever maximaal 1,4% van uw totale fiscale loonsom (loon voor de loonheffing) mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Dit noemt de fiscus de Vrije Ruimte. Als het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen hoger is dan betaalt de werkgever 80% belasting over het meerdere. Dat gaat via de eindheffing. De werkgever kan dus bedrijfsbreed administreren, in plaats van per werknemer. Dit vergt een aanpassing van de boekhouding en of salarisadministratie. De regeling geldt per bedrijf. Bedrijven binnen een concern kunnen (nog) niet samengevoegd worden.

Uitgangspunt: alles is loon
De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Echter producten uit eigen bedrijf en kerstpakketten verstrekt aan oud-werknemers vallen ook onder de “vrije ruimte” van 1,4%

Bepaalde kosten mag de werkgever nog steeds 'gewoon' bruteren. De werkgever beslist zelf of een bovenmatige km-vergoeding gewoon belast blijft, waardoor de “vrije ruimte” van de werkkostenregeling onbenut blijft.

Kosten die wel vergoed worden binnen de werkkostenregeling, daarvan hoeven geen bonnen of bewijzen gevraagd te worden, maar de hoogte van de kosten mogen niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is.

De waardering van loon in natura moet gewaardeerd worden op inkoopwaarde plus b.t.w.
Voor maaltijden in bedrijfskantines geldt dat u niet meer per persoon hoeft te administreren. Het totaal van alle werknemers is voldoende.

De werkgever zal bij toepassing van de werkkostenregeling in de gaten moeten houden of er nu wel of niet binnen die 1,4% “vrije ruimte” wordt gebleven. over het bedrag dat de werkkostenregeling te boven gaat betaalt u 80% eindheffing.

Niet onder de werkkostenregeling vallen:

Gerichte vrijstellingen, dat zijn in grote lijnen de kosten die u voorheen ook al belastingvrij mocht vergoeden. Dat betreffen: auto van de zaak, dienstwoning en kosten in relatie tot criminele activiteiten.
Intermediaire kosten: dat zijn kosten die uw werknemer betaalt maar bedoeld zijn voor bedrijf of relatie. De werknemer is slechts betaler (in de plaats van bedrijf) en de vergoeding hiervan valt niet onder regeling. Voorbeeld: wassen van leaseauto, benzinebon, etentje met klanten.
Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2010) per zakelijke kilometer.
Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen.
Cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer.
Studie- en opleidingskosten en outplacement.
Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures).
Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen.
Verhuiskosten.
Extraterritoriale kosten (30%-regeling).
Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.
Arbo-voorzieningen.
Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft.
Mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is.
Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is.
Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
Incidentele personeelsvoorzieningen met gezamenlijk karakter (feesten/reizen) tot het forfait per werknemer per jaar (2010 € 454).

Wel onder de werkkostenregeling en dan dus onder de “vrije ruimte” van 1,4% vallen:

Kerstpakketten en andere kleine geschenken.
Maaltijden in kantines (op basis van het forfaitaire bedrag).
Bedrijfsfitness (op de werkplek of elders).
Werkruimte bij de werknemer thuis.
Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders.
Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen.
Contributie van personeelsverenigingen.
Contributie voor vakvereniging.
Fiets, elektrische fiets, scooter, et cetera.
Niet-verhaalde verkeersboetes.
Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak).
Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking.
Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis.
Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera.
Producten van het eigen bedrijf.
Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer.
Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen.
Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van interne relaties.
Vakliteratuur thuis.
Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten.
Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet is verzekerd.
Aan- en verkoopkosten woningen bij verhuizingen.

Lees hier over het stapenplan

Lees hier over Bedrijfsfiets uit werkkostenregeling

Werkkostenregeling schematisch:

Voorbeeld 1: Artikel 13 Regeling financiering fietsenplan
De huidige fiscale regels staan toe dat een fiets van een werknemer (gebruikt voor woon-werkverkeer) belastingvrij wordt vergoed of verstrekt. Deze vrijstelling vervalt bij toepassing van de werkkostenregeling. Kiest een werkgever voor toepassing van de werkkostenregeling per 1 januari 2011, dan valt de aanschaf van een nieuwe via de zaak fiets (ongeacht wel of niet zakelijk gebruikt) onder de 1,4% vrijstelling (bedrag inclusief BTW).

Indien de werkgever overstapt op de werkkostenregeling hoeft deze niet over oude fietsen aangeschaft van voor 2011 een deel van het fiscale voordeel terug te draaien/ “af te rekenen” met de fiscus, Alle verstrekte vergoedingen die samenhangen met de fiets (ook al is deze voor 2011 aangeschaft) vallen onder het 1,4% forfait, of zijn als loon belast. Dat houdt in dat waar onder het huidige regime elk jaar een bedrag aan € 82 aan accessoires belastingvrij aan de werknemer met de fiets kan worden toegekend, de bijdrage van de werkgever van € 82 na 1 januari 2011 in de werkkostenregeling (forfait) zal vallen. Hetzelfde geldt voor een vergoeding van de fiets of fietsverzekering die over 36 maanden gespreid wordt verstrekt. Het voorgaande is uiteraard niet van toepassing als de werkgever kiest voor uitstel van de werkkostenregeling.

Door het toepassen van de werkkostenregeling komen dus alle fiscale voorwaarden rond het gebruik van de fiets voor het woon-werkverkeer maar ook het fiscaal moeten afrekenen bij tussentijdse beëindiging van het dienstverband, in zijn geheel te vervallen. Dat de aflossing door de werknemers (in de vorm van een lager bruto loon) eventueel doorloopt na 2010 is fiscaal niet relevant.

Wil de werkgever de fietsregeling optimaliseren en dat niet een deel van de vrije ruimte wordt opgesnoept, dan is het dus noodzakelijk de regeling voor 2011 aan te passen in de zin dat er geen vergoedingen van welke aard dan ook die samenhangen met de fiets nog na 2010 worden toegekend. Lees ook het volgende bericht.

Voorbeelden van de belastingdienst: Zie ook: De werkkostenregeling op belastingdienst.nl

Voorbeeld A: fiets en elektrische scooter
U koopt 10 fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,4% van de totale fiscale loonsom. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie, maar u boekt het hele bedrag in 1 keer in uw financiële administratie.
U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of uw werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling vervallen de normen voor de aanschafprijs (€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen (€ 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

Voorbeeld B: cafetariaregeling
U kunt belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor.
U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een fiets of elektrische scooter. U moet dan wel vaststellen dat uw werknemer deze fiets of scooter voor woon-werkverkeer gebruikt. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Voorbeeld C: intermediaire vergoedingen
Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van de zaak wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weer brandschoon en vrij van strooizout. U betaalt aan uw werknemer het bedrag terug dat hij heeft betaald voor de wasbeurt. U kunt dit belastingvrij doen. Het is een intermediaire vergoeding, die niet onder de werkkostenregeling valt.

Voorbeeld D: loon in natura
U krijgt een factuur van uw leverancier voor 25 kerstpakketten die u hebt gekocht voor uw werknemers. De waarde van deze kerstpakketten is de factuurprijs inclusief btw.

Voorbeeld E: woon-werkverkeer
U geeft uw werknemer voor woon-werkverkeer een vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer op basis van 214 dagen per kalenderjaar. U kunt deze regeling ook in 2011 blijven gebruiken. Want de werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor vervoer.

Voorbeeld F: bovenmatige gerichte vrijstelling
U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of onderbrengen in de vrije ruimte. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.